Dit is een artikel waarin Syndion deelt hoe de leidende visie op zorg de organisatie hervormde. Datum: 12 juli 2018

Toekomstbestendig reorganiseren in een veranderd zorglandschap; dat doen veel zorgaanbieders. Syndion bereidde zich voor op de toekomst door te bezuinigen op de overhead en verantwoordelijkheden laag in de organisatie te leggen. Visiegedreven maar blanco, met immer de cliënt, zijn netwerk en de begeleider voorop, startte het overkoepelende programma “Syndion. Doen we samen” bij de medewerkers rondom de cliënt. Dat dit zou leiden tot nieuwe functieomschrijvingen en hogere inschaling van begeleiders had niemand voorspeld, en is op zijn zachtst gezegd uniek in de sector.

Zes projecten in het programma

Directeur Zorg- en Dienstverlening Brigitte Jacobs vertelt: “Snel bleek dat het programma ‘Syndion. Doen we samen’ veel groter werd dan vooraf was bedacht. Alle input konden we verwerken in zes onderwerpen; kernwaarden, begeleiderfuncties, zelfstandige teams, leiderschap, wettelijke eisen en ondersteunende diensten. Deze onderwerpen zijn zes samenhangende projecten geworden, als raderen gekoppeld. Draaien we aan een van de raderen, dan betekent dat onherroepelijk iets voor de rest.”

In dit artikel worden drie van de zes projecten in het programma toegelicht: Functie begeleider, Zelfstandige teams en Leiderschap.

Het effect op de cliënt als uitgangspunt bij begeleiderfuncties

“We wilden taakgerichte functies omzetten naar resultaatgerichte functies”, vertelt Martine de Klein, HRM adviseur bij Syndion. “Het is onze visie om altijd de belangrijkste eenheid van cliënt-verwant-begeleider als uitgangspunt te nemen, dus om die reden zijn we volledig blanco op gaan halen wat er speelde op de werkvloer.

Het project ‘Functie begeleider’ is mijn verantwoordelijkheid geworden. Concreet zijn de veranderde takenpakketten vertaald in resultaatgerichte functies, met meetbare effecten voor de cliënt. Hierin onderscheidt Syndion zich écht van andere zorgorganisaties. Dit is ambitieus! Het was ook spannend: we voelden aankomen dat de nieuwe functieomschrijvingen zwaarder gewogen zouden worden, en dat heeft forse financiële consequenties. Bovendien was dit slechts één van die zes projecten! Met klamme handen hebben we discussies gevoerd en ons steeds afgevraagd: wat zijn de leidende principes voor deze nieuwe functies? Het antwoord was; visie, en transparante, eenduidige functies binnen juridische kaders creëren die recht doen aan de verantwoordelijkheden die gevraagd worden van begeleiders.”

Hogere inschaling en keuze voor een functie

De erkenning van de grotere verantwoordelijkheden en uitbreiding van het takenpakket, betekenden voor Syndion inderdaad een onomkeerbare hogere inschaling van de functies. De Klein: “Ik gloei van trots dat Syndion het lef heeft te investeren in de nieuwe functies én dat dit door vijf vakbonden goedgekeurd is. Dat heb ik in mijn carrière nooit eerder meegemaakt. Syndion zegt niet alleen een goede werkgever te willen zijn, maar toont dat hiermee ook. In totaal is 60% van onze begeleiders er in salaris op vooruit gegaan, en voor 20% is het salaris bevroren. Eerdere besparingen op management en overhead gaan hiermee direct terug naar het primaire proces.”

“Een deel van onze begeleiders heeft vervolgens een voorkeur uitgesproken voor een functie binnen het nieuwe functiegebouw. Voor zwaardere functies hebben we een gevalideerd meetinstrument, de ODC, ingezet om te kijken of begeleiders de juiste competenties hebben die passen bij de functie. Ons streven was weliswaar zo min mogelijk mensen te verschuiven om voor de cliënten rust te bewaren, maar ook om medewerkers een functie te laten kiezen die echt past bij hun ambitie en talenten.”

De leerloop van Syndion

Wilma Bakker van adviesbureau Sorce, geeft advies over het versterken en uitbouwen van ontwikkelmogelijkheden aan medewerkers. “Leren en doorontwikkelen; dat zit echt in de  genen van deze organisatie. Ik noem dat een ‘leerloop’. De koers en ambitie zijn helder, maar processen zijn niet dichtgetimmerd. We werken al twee jaar aan het project ‘Leren en ontwikkelen’. De concretisering die in volle gang is, ontwikkelt net zo hard met de aangescherpte koers mee. De organisatie staat hier open minded in, met lef om bij te stellen of te schrappen waar nodig, zonder de vaart te verliezen.”

Bij 170 begeleiders heeft Bakker de ODC meting uitgevoerd. Met deze tool wordt de natuurlijke kracht en potentie ten opzichte van de eisen voor de functie, in kaart gebracht. Het geeft medewerkers veel inzicht in waar zij energie van krijgen én waarvan juist niet. “Er is zoveel enthousiasme over de ODC meting, dat we nu bekijken hoe we deze ook kunnen inzetten voor de teamontwikkeling. Bijvoorbeeld door de diverse rollen binnen een team in beeld te brengen, waardoor efficiëntie verhoogt en het werkplezier vergroot!”

Blijven investeren in zelfstandige teams

“Met alleen een andere functieomschrijving op papier zijn we er natuurlijk niet”, schetst Priscilla Abels realistisch. Abels is projectleider Zelfstandige teams, een van de andere projecten van ‘Syndion. Doen we samen’.

“Na een spannende tijd voor veel begeleiders zijn we begin 2018 met de nieuwe functies van start gegaan. Nu is de realiteit weer daar, met volle agenda’s en hamvragen als: wat houdt een zelfstandig team in? Welke kaders heb ik, wat is mijn speelveld? Die vragen zijn terecht, maar Syndion is stellig: onze visie, ambitie en kernwaarden staan vast. De antwoorden liggen echter binnen elk team zelf. Kwaliteit van zorg is beleving, zowel van cliënten, verwanten als begeleiders. Dit onderwerp moet je dus steeds met elkaar bespreekbaar maken. De kracht van die zelfstandige teams zit echt in het aandacht hebben voor elkaar: zien aan elkaar hoe je collega erbij zit, weten wat iemands talenten of valkuilen zijn. Omdat ieder team anders is, bespreken en bepalen zij steeds met elkaar wat zij nodig hebben en welke rol zij van hun clustermanager verwachten. “

Via situationeel leiderschap terug naar de cliënt

“Op een van de locaties in mijn cluster, heb ik de begroting in het team besproken. Begeleiders hadden behoefte aan financieel inzicht van de locatie”, deelt clustermanager Nicolette van de Meijden over leiderschap. “Ze stelden zelf voor ruimer in te roosteren om vaker met cliënten aan doelen te werken. Door daarnaast efficiënter om te gaan met de administratie, houden ze per saldo fors meer tijd over voor cliëntcontact. Het is een prachtig voorbeeld van hoe dit team met elkaar oplossingen bedenkt vanuit de visie, voor de cliënt. Dit gezamenlijk bedenken en uitvoeren is motiverend. Sommige teams uit mijn cluster hebben in beginsel meer ondersteuning nodig, andere teams gaan vanzelf als een speer en gebruiken mij als klankbord. Een van de opdrachten binnen het in-company leiderschapstraject was om samen met mijn teams de behoeften hierin in kaart te brengen. Continue afstemmen en reflecteren zijn daarin de sleutel tot succes.”

Kwaliteit van zorg door investeren in medewerkers

Directeur Zorg- en Dienstverlening Brigitte Jacobs: “Om te voldoen aan de vraag van de cliënt en goede kwaliteit van zorg te bieden, heeft Syndion met dit project een belangrijke slag geslagen. Achterover leunen kunnen we natuurlijk niet, want dit proces is nooit af. Om die kwaliteit van zorg ook hoog te houden, blijven we investeren in onze medewerkers. Het project “ Leren en ontwikkelen” wordt nu concreet. We herijken onder andere de functioneringsgesprekken en het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers. Daarnaast investeren we in het opleiden van inhoudelijke deskundigheid rondom specifieke doelgroepen cliënten. Teams gaan straks zelf bepalen welke trainingen zij, binnen kaders van teambezetting en –budget, willen volgen. Waar we stevig bespaard hebben op overhead en management, investeren we nu in medewerkers, en daarmee dus in de cliënt. En zo is de cirkel weer rond.”

Syndion. Doen we samen

Syndion is een zorgaanbieder die mensen met een beperking ondersteunt zodat zij op hun eigen manier kunnen deelnemen aan de samenleving en zelf keuzes kunnen maken.

De vraag van de cliënt is bepalend voor het aanbod van Syndion. Syndion biedt ondersteuning bij wonen, scholing en dagbesteding in drie regio’s: Drechtsteden, Alblasserwaard en het Rivierengebied. Kijk ook op www.syndion.nl.